Alan: asystent firmowy, pulpit pracownika i baza wiedzy

Zespół korzysta z aplikacji w przeglądarce na co dzień w trzech celach. Pulpit pokazuje sprawy wymagające reakcji, asystent Alan odpowiada w czacie na pytania na podstawie danych firmy, a baza wiedzy przechowuje dokumenty i ustalenia całego zespołu.

Aplikacja działa w środowisku chmurowym firmy. Rozmowy, wgrane dokumenty i polecenia nie trafiają do zewnętrznych usług konsumenckich.

Pulpit zbiera sprawy z poczty, kalendarza, CRM, systemu zadań i komunikatora, a także sygnały z samej aplikacji, na przykład o dokumencie, którego przetwarzanie trwa zbyt długo. Sprawę zamyka się w systemie źródłowym, a pulpit odnotowuje zmianę przy kolejnym odświeżeniu.

Dziś. Powitanie z liczbą spotkań i spraw, oś dnia ze spotkaniami rozłożonymi w pasach przy nakładaniu się terminów, plan na dziś i zwinięta lista zaległości. Raz dziennie pojawia się poranny briefing ze zmianami od ostatniego przeglądu.

Przygotowanie do spotkania. Do najbliższego spotkania z następnych dziewięćdziesięciu minut pulpit dobiera sprawy powiązane tematem: zamówienie z CRM, wątek z poczty i zadanie w toku.

Zadania. Każda nowa sprawa czeka na jedną decyzję, którą można podjąć także skrótem klawiatury: zaplanowanie na dziś, odłożenie albo wyciszenie. Gdy ta sama sprawa pojawia się w dwóch systemach, na liście występuje raz, z informacją o drugim źródle.

Poczta. Triaż skrzynki opiera się na pięciu decyzjach: Działanie, Oczekiwane, Kiedyś, Przejrzyj i Archiwum. Wiadomości automatyczne można zarchiwizować całą partią, a pasek postępu pokazuje, ile wiadomości ubyło od startu. Na prośbę asystent czyta jeden wątek i przygotowuje jego podsumowanie, listę zobowiązań oraz propozycję odpowiedzi do skopiowania.

Administrator widzi dodatkowo warstwę zespołową: medianę czasu odpowiedzi na pocztę spoza firmy, obciążenie zespołu na słupkach bez nazwisk oraz zapisywane pomiary, z którymi można porównać kolejne miesiące.

Baza wiedzy obejmuje pliki wgrane przez zespół oraz zdania, które asystent zapamiętuje z rozmów.